Van Empel Inspecties stroomlijnt de communicatie met Dynamics 365
Van Empel Inspecties en Advisering is een onafhankelijk bedrijf dat inspecties uitvoert aan technische installaties, gasinstallaties en elektrotechnische installaties. Wetgeving, de verzekeringsbranche en onderhoudscontracten schrijven verschillende controles voor. Van Empel Inspecties en Advisering voert die uit voor klanten als BAM en Heijmans en regionale installateurs die zich richten op bedrijfsmatige installaties.
“Met een groeiende organisatie heb je steeds andere wensen.”
Bas Groen (Coördinator commercieel binnendienst)
Situatie
Sinds de oud-eigenaar het bedrijf als zzp’er oprichtte, is Van Empel Inspecties in enkele jaren tijd flink gegroeid. Inmiddels tot een kleine 50 fte. In de beginjaren beperkten de communicatiekanalen zich tot veel e-mailverkeer en Excel-bestanden die in mappen op het systeem stonden, vertelt coördinator communicatie commercieel binnendienst Ben Groenen.
“Op het moment dat we merkten dat dat onoverzichtelijk werd, zijn we overgestapt naar een pakket dat binnen de installatiebranche veel wordt gebruikt. Helaas bleek al vrij snel dat dat pakket niet helemaal op onze business was gericht. Het was niet bedoeld voor inspecties en we misten een stuk salesfunctionaliteit. Bovendien gebruikten we maar 10 procent van de functionaliteit van het pakket en die 10 procent sloot niet 100 procent aan op onze wensen.”
Geen compromis
Rond 2017 is de keuze gemaakt om op zoek te gaan naar een ander pakket dat beter aansloot bij de wensen. Dynamics 365 was een van de opties. Ben: “Er zijn weinig bedrijven zoals wij en er zijn nauwelijks softwarepakketten die specifiek zijn gericht op inspectiebedrijven. Je moet altijd een compromis sluiten als je een bestaand softwarepakket gaat gebruiken. De flexibiliteit van Dynamics spreekt ons daarom erg aan. We kunnen zelf iets bedenken het is makkelijk in het systeem te implementeren. Bovendien gebruiken we al veel Microsoft-producten, zoals Word, Excel, Outlook, Teams en SharePoint.”
Steeds nieuwe wensen
Booost! werd ingeschakeld voor de implementatie en de inrichting van Dynamics 365. Nog altijd is er wekelijks contact om gewenste aanpassingen door te voeren. “Met een groeiende organisatie heb je steeds andere wensen. Je wilt meer inzichten krijgen en vandaaruit komen weer nieuwe wensen naar voren.” Zo werd vorig jaar de complete planning anders ingericht en het planbord in Dynamics voor de organisatie geïmplementeerd.
“Voorheen hadden we een afspraak in Dynamics die werd gesynchroniseerd met de Outlook-agenda waar de buitendienst nog in keek, maar die synchronisatie liep niet helemaal honderd procent. Daardoor stond de buitendienst soms op een verkeerde tijd op een verkeerde locatie. Nu gebruikt de buitendienst ook gewoon Dynamics om te kijken waar ze naartoe moeten en zijn we niet meer afhankelijk van die koppeling. Zowel binnen- als buitendienst kunnen nu ook de documenten die bij een bepaalde opdracht horen direct openen en hoeven niet meer in SharePoint in een mappenstructuur op zoek naar het juiste document.”
Wekelijks overleg
Van Empel heeft samen met Booost! een actiebord. “Soms zijn vrij snel aanpassingen nodig vanwege veranderende wetgeving. Of we bedenken zelf iets wat we willen aanpassen. Ik zet dan een actie op het bord. Tijdens het wekelijks overleg bepalen we samen de prioriteiten. Zo maken we elke week kleine stappen, wat naar mijn idee beter werkt dan wekenlang niets doen en dan alles in één keer willen oplossen.”
Wensen voor aanpassingen zijn er zeker nog. “Er wordt nog relatief veel informatie overgetypt uit inspectierapporten en in het systeem overgenomen. Samen met Booost! zijn we bezig om te zorgen dat het overtypen van gegevens tot een minimum wordt beperkt. Daarmee besparen onze medewerkers tijd en verkleinen we de kans op fouten.”
Grootste winst
- Gestroomlijnde interne communicatie
- Duidelijke en vaststaande planning
- Goede samenwerking met andere Microsoft-producten
Benieuwd naar hoe we jouw organisatie kunnen helpen? Vraag vrijblijvend een inspiratiesessie aan.