Elceco groeit met het Microsoft Power Platform
Elceco BV in Veghel helpt klanten die goederen exporteren met de administratie van zogenaamde Letters of Credit. Deze internationale bankgaranties worden veel gebruikt voor kapitaalintensieve goederen en componenten. De documenten die daarbij nodig zijn dienen met de grootst mogelijke zorg en nauwkeurigheid te worden ingevuld. Elceco heeft die kunst tot de kern van haar dienstverlening gemaakt.
“Digitalisering en automatisering is de motor van onze dienstverlening geworden. Wij adviseren steeds meer. En dat wordt gewaarderd!”
Marloes Wittebroek (Managing Director)
Situatie
In de eerste fase van het bedrijf vereiste het proces veel controle en handmatige acties. Automatisering was nodig.
- Veel emails, bestanden op een netwerkschijf, Excel sheets en Word documenten
- Overzicht behouden kon uitdagend zijn
- Veel controletijd nodig om fouten te voorkomen
- Fouten in data kan leiden tot enorme schadeclaims
De eerste professionaliseringsslag deed Elceco in 2009, toen ze het proces voor het verwerken van de SWIFT berichten en leveringsbestanden en het genereren van documenten hebben laten automatiseren in een maatwerk applicatie. De applicatie voldeed eigenlijk aan alle operationele eisen, maar was niet uitbreidbaar genoeg voor nieuwe mogelijkheden. Het aantal klanten en medewerkers nam in die tijd gestaag toe.
BOOOST! in actie
In 2021 besloot Elceco om de applicatie door BOOOST! te laten migreren naar het Power Platform, om zo verdere toekomstige groei te kunnen faciliteren. Omdat de dagelijkse operatie een geoliede machine was, spraken we af om eerst 1:1 over te gaan, zodat de operatie niet in gevaar zou kunnen komen. Anderhalf jaar later bleek de Power App solide en nog plezieriger te werken dan de eerdere maatwerk applicatie. Met heel veel extra standaard functionaliteit als bonus.
Begin 2023 hebben we op verzoek van Elceco verder geoptimaliseerd: nog meer automatisering, nog meer overzicht en nog minder papier. Het proces werd hierdoor meer gestuurd door de applicatie dan door de inbox, door emails van de klant te automatisch te verwerken.
Grootste winst: van verwerking naar controle
- Documenten genereren uit geïmporteerde data in plaats van handmatig kopiëren/plakken
- Documenten direct zichtbaar bij de Letter of Credit informatie
- Alle informatie is gerelateerd en daardoor direct voorhanden
- Platform is eenvoudig te koppelen met dat van klanten en enorm schaalbaar
- Integratie met de mailbox, data uit bestanden wordt automatisch ingelezen in de app
- Dashboard dat direct overzicht geeft van de prioriteiten
Met deze oplossing is het werk voor een flink deel verschoven van het opstellen van documenten naar het controleren of de data van klanten en banken correct is. Er is steeds minder tijd nodig om documenten aan te passen. Daardoor ontstaat ruimte om klanten beter te adviseren en meer klanten te bedienen met minder mensen. Het gaat echter zo goed met Elceco, dat ondanks de efficiency slag zij inmiddels is gegroeid van 4 naar 8 medewerkers! Wij van BOOOST! zijn heel trots op onze bijdrage om dit mogelijk te maken!
Benieuwd naar hoe we jouw organisatie kunnen helpen? Vraag vrijblijvend een inspiratiesessie aan.