Hoe kun je bedrijfsprocessen optimaliseren en verbeteren?

Dan kun je natuurlijk business consultants inhuren om dit te onderzoeken en verbetervoorstellen te laten schrijven, maar vaak zien we bij onze klanten dat het organisatorische aspect van hun bedrijfsprocessen wel goed in elkaar zit. Alleen bepaalde handelingen zijn onnodig en werken dus inefficiënt of vertragend. Daarnaast is men zich vaak niet bewust van wat er allemaal mogelijk is. Hoog tijd dus om daarin te duiken.

Het optimaliseren van bedrijfsprocessen

1. Analyse en identificatie

Om de beste oplossing te bedenken, moeten we eerst een goed beeld hebben van je huidige uitdagingen. Daarom plannen we eerst een intakegesprek, waarin we echt de diepte in gaan.

Ook bereiken we hiermee vaak een nieuwe manier van kijken naar de uitdagingen waar jouw organisatie mee kampt en vinden we zo het echte probleem dat moet worden aangepakt. Hieruit komen enkele mogelijke oplossingsrichtingen en samen met alle input uit het intakegesprek nemen wij die mee voor de verdere stappen.

2. Ontwerp van optimalisatie bedrijfsprocessen

We vatten de uitkomsten uit het intakegesprek samen met je behoefte in een voorstel. Hierin nemen we ook een inschatting mee van de implementatiekosten en eventuele licenties, zodat je een duidelijk beeld hebt van de kosten op korte en lange termijn. Zo kan de business case compleet worden gemaakt.

Vanwege ontbrekende specificaties is het niet altijd eenvoudig om een schatting te maken. Om de oplossing zo helder mogelijk te krijgen en er zeker van te zijn dat we dezelfde taal spreken, spreken we een diagnose traject af (voor verdere uitdieping) of een Proof of Concept. Dat is een onderzoek van een tot enkele dagen, waarin we de haalbaarheid van alle onderdelen aantonen. 

Zo worden de risico’s voor beide partijen verminderd en worden de juiste inzichten verkregen die helpen bij het bouwen van de beste en meest haalbare oplossing.

3. Implementatie

Afhankelijk van het type implementatie, standaard Dynamics of Platform maatwerk, en de gaps (het verschil tussen de behoefte en de functies van de standaardoplossing) kiezen we voor proces-workshops of voor het direct starten met ruwbouw. 

In beide gevallen geloven we heilig in het samen ontwikkelen. Door in korte iteraties te werken en je continu te betrekken met show-and-tell sessies krijgen we vaak feedback en kunnen we snel bijsturen waar nodig. Op deze manier hebben we bijvoorbeeld de KNMV (Koninklijke Nederlandse Motorrijders Vereniging) geholpen met hun uitdagingen.

In de praktijk blijkt dat men vaak niet zit te wachten op grote ontwerpen. We proberen daarom de ontwerpfase zo kort mogelijk te houden en de details te ‘ontwerpen’ tijdens het bouwen en die met de klant door te nemen. Dat levert heel concrete input en heel concrete feedback op. Dit is helemaal een bijzonder efficiënte manier van werken als het om het Power Platform gaat.

4. Continue monitoring en verbetering

Ieder proces is zo sterk als de zwakste schakel. Zodra we een deelproces hebben geoptimaliseerd en dit een korte tijd draait, denken wij alweer na over dat andere deel, dat de vorige keer minder prioriteit kreeg. Dit is meer regel dan uitzondering. 

Omdat niet is te voorspellen wanneer de behoefte opkomt en welke behoefte dat op dat moment zal zijn, geloven we niet in proces-onderhoudscontracten. We geloven daarentegen wel in uitstekende, langdurige relaties met onze klanten. 

Een voorbeeld is Elceco BV, een bedrijf in dienstverlening rondom letters of credit voor de export van goederen. Wij zijn sinds 2008 hun vaste partner op het gebied van procesoptimalisatie en hebben al meerdere van hun primaire processen en systemen mogen optimaliseren.

Overigens bieden we natuurlijk wel een serviceovereenkomst, desgewenst met SLA, die klanten de mogelijkheid biedt om altijd bij ons terecht te kunnen en ook prioriteit te krijgen. Ook dat is een vorm van procesoptimalisatie.

Waarom voor ons kiezen?

Wij bedenken continu oplossingen voor klantspecifieke situaties, die snel te realiseren zijn en enorme winst opleveren. Gaat het om hele processen, dan gebruiken we daarvoor vaak Dynamics 365 (Sales, Marketing, Customer Insights, Field Service, Customer Service, Project Operations).

Het Power Platform (Power Apps, Power Automate, Power Virtual Agents, Power BI) gebruiken we om daarna de puntjes op de i te zetten. 

Als je een hele specifieke vraag hebt die niet past in Dynamics 365, dan kunnen we ook de oplossing volledig bouwen op het Power Platform. Zo kunnen we met meerdere smaken kant-en-klare oplossingen bieden met of zonder low-code maatwerk: voordelig en effectief.

Onze consultants zijn niet branche-gebonden, maar hebben ervaring met het continu verbeteren van bedrijfsprocessen in verschillende branches en vragen elke keer weer het uiterste van zichzelf om in extreem korte tijd te begrijpen wat jou beweegt en wat je uitdagingen zijn.