Werkbonnen zijn ooit bedacht voor een stuk verslaglegging naar de eigen organisatie en naar de klant. Zo’n bon was bijvoorbeeld de basis voor het facturatieproces en regelde de verwachtingen van klant voor die factuur. Daarom was een handtekening van de klant wel erg fijn. Dat voorkwam gedoe.
Tegenwoordig is het bijna niet meer uit te leggen. Toch zijn er nog steeds bedrijven die bonnenboekjes gebruiken. Voor de collega in het veld heerlijk, want die kan invullen wat hij wil. Papier is immers zo vergevingsgezind. Op de zaak wordt het dan wel uitgezocht, wat je precies bedoelde.
Met een tablet of smartphone app kun je wel verder gaan dan met een werkbon. Zowel in de extra mogelijkheden als in de beperking van wat je moet of kan invullen. Denk aan:
- gebruik van foto’s om de situatie ter plaatse in kaart te brengen
- gebruik van een digitale handtekening of akkoord per email
- kiezen van categorieën, producten of andere eigenschappen uit keuzelijsten
- informatie over de situatie bij de klant
- hulp aan de gebruiker bij het invullen
- scannen van een QR of barcode, ter voorkoming van invoerfouten
- direct versturen van het rapport per mail naar de klant
- automatische aanvulorders voor verbruikte materialen
- automatische urenverantwoording voor de engineer
- automatische verkoopkansen voor de accountmanager
- en ga zo maar door…
Een bonnenboekje zelf is goedkoop. De verwerking van de bonnen echter niet:
- ontcijferen en overtypen van de gegevens in de betreffende systemen
- contact opnemen met de klant omdat het serienummer niet klopt
- het najagen van de engineer omdat hij de foto’s nog op zijn telefoon heeft staan
- het opstellen en verzenden van de PDF
- het bijhouden en opvolgen van de openstaande punten
- het invoeren van de aanvulorders
- en controleren van de uren van de werkbon met de uren ingediend door de engineer
Jouw proces verbeteren?
En dit zijn slechts enkele voorbeelden van welke handelingen allemaal plaatsvinden als gevolg van een bonnetje. Die tijd besteed je liever aan de klant en het probleem. Meer aandacht voor je klant maakt je tot een betere leverancier. En betere leveranciers wordt meer gegund.
Heb je het idee dat bij jou er ook kansen zijn om dit proces te verbeteren? Aarzel dan niet om direct contact op te nemen. Werkbon apps kunnen namelijk al binnen enkele weken gebouwd en volledig operationeel zijn.
Wij maken dergelijk apps met Microsoft Power Apps, een low-code platform dat het mogelijk maakt om alle boven genoemde mogelijkheden te bieden in een fractie van de tijd, die het kost om een geprogrammeerde maatwerk Android of iOS app te maken. En het integreert ook nog eens naadloos met alle Office365 en Dynamics 365 applicaties, die je mogelijk toch al hebt.
En als je behoefte veel breder is, bijvoorbeeld om te weten hoe je serviceorder management volledig opnieuw zou kunnen ondersteunen, dan zou Dynamics 365 Field Service ook een goede optie kunnen zijn. Lees er hier meer over. Wij hebben hier heel veel ervaring in.
Vraag vrijblijvend naar de mogelijkheden. Neem contact met ons op!
